Заверение или заверка документов? - Говорим и пишем правильно. Заверенный документ


Как заверить копию документа не только у нотариуса?

Заверение копии документа - дело совершенно обыденное. Любой нотариус сделает это за небольшую плату в короткий срок. Заверенная копия может потребоваться не только гражданину для предоставления в инстанции по месту требования, но и организациям для составления договоров или во время судебной практики. В данной статье мы расскажем, как заверить копию документа не только у нотариуса, но и по месту вашего жительства или работы.

Способ первый. Нотариальный

Законодательством прописано право заверять подлинность документов граждан по требованию. Нотариус не вправе отказать в услуге. Единственный случай, когда вам могут отказать - это если сам документ имеет исправления, подчистки, дописки (особенно сделанные карандашом) и другие нечеткости.

Перед тем как заверить копию документа, проводят проверку оригинала на правомерность и точность. В случае если документ несет явные признаки фальсификации, нотариус вправе отправить его на экспертизу, составив соответствующее постановление.

Кстати, перед тем как заверить копию документа, нотариус обязан проверить паспорт человека, обратившегося за услугой. Им может быть как владелец оригинала, так и его доверенное лицо. Также не стоит забывать, что есть список документов, копирование которых запрещено законодательством, и вам вправе отказать. К ним относятся как документы с грифом "Секретно", так и справки о состоянии психического здоровья, а также договоры, составленные в простой письменной форме, оформленные юридически некорректно. После сверки оригинала с копией делается запись в специализированном журнале учета, проставляются штампы и подписи.

Совершенно законно право нотариуса заверить копию документа с копии при условии, что она была выдана юридическим лицом, владеющим оригиналом, оформлена в соответствии со всеми правилами или была нотариально заверена ранее.

Способ второй. По месту работы

Можно сказать, что этот способ наиболее востребован у физических лиц. При оформлении кредитов, загранпаспортов, дотаций, компенсаций и много другого требуются копии документов разного рода. Предприятие вправе как заверить копию документа, подлинник которого находится у них (трудовая книжка), так и иных (паспорта сотрудника). Организации действуют на основании Указа Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492. Правила заверения этих копий -  такие же, как и для нотариусов. Правом заверения и последующей подписи обладает руководитель или уполномоченное лицо.

Способ третий. По месту жительства

В некоторых случаях правом заверения документов обладают и руководители ТСЖ или иного управляющего органа вашего дома. Гербовая печать, «Копия верна» и подпись ответственного лица – это минимум, который могут проставить на вашем документе, чтобы засвидетельствовать его подлинность для предоставления в инстанции по требованию. Например, для оформления временной регистрации вам необходимо предоставить ксерокопии определенных документов инспектору УФМС. Подлинность вашей подписи и достоверность копий, сделанных с оригиналов, заверяет ответственное лицо управляющей компании.

fb.ru

Как заверить копию документа? Нотариально заверенные копии документов :: SYL.ru

Делопроизводитель любой организации, независимо от ее размера и формы собственности, сталкивается с вопросом о том, как заверить копию документа. Причем бумаги могут быть различными – лицензии, Уставы, приказы, внутренние положения и т. д. Некоторые помещаются на одном листе, а другие являются многостраничными. Как быть и в том, и в другом случае, и вообще, что из документов организация может заверять самостоятельно, а с какими придется идти к нотариусу? На все эти вопросы ответит наша статья.

Основные понятия

Для того чтобы усвоить информацию о том, как должна выглядеть заверенная копия какого-либо документа, важно подчеркнуть, что в данном случае действует ГОСТ под №Р 51141-98. Всем делопроизводителям, да и вообще сотрудникам организации, кто на практике сталкивается с данным вопросом, будет не лишним его более подробно изучить. На законодательном уровне формулировка «надлежаще заверенная копия» нигде не раскрывается. Однако упомянутый ГОСТ прописывает, какой документ можно считать таковым.

Итак, согласно пункту 2.1., под простой копией следует понимать документ, который просто-напросто воспроизводит с подлинника информацию и все его внешние признаки, либо их часть. Юридической силы он не имеет. А вот надлежаще заверенные копии документов обладают определенными реквизитами. Именно они дают им юридическую силу.

Чем руководствоваться в работе?

Единого законодательного акта о документах и их обороте на данный момент не существует. Однако не стоит понимать под этим полное отсутствие правил. Порядок того, как заверить копию, все же установлен, просто не все организации и предприятия об этом знают либо пренебрегают им. Между тем, такое отношение может повлечь определенные негативные последствия. Например, документ признают не обладающим доказательственным значением в суде, прокуратуре и т.д.

Многие специалисты по делопроизводству используют в работе ГОСТ Р 6.30-2003, в нем даны определенные рекомендации о том, как заверить копию документа грамотно. Ниже приведен образец. Так, ниже реквизитов основного документа с подписью ставят заверительную запись «ВЕРНО». Еще ниже указывают должность лица, которое оформляет копию, и ставится его подпись с расшифровкой (фамилии, имя, отчество) и дата. Допускается использование печати (по усмотрению организации).

Образец

Верно

Начальник отдела кадров (подпись) /А.А.Антонова/

21.03.2015

Область применения

Перед тем как заверить копию документа таким способом или исправлять уже проделанную работу, уточните, насколько эти правила обязательны именно в вашей области. Ведь требования стандарта носят в большей степени рекомендательный характер.

Вышеупомянутый ГОСТ говорит о том, что данные правила распространяются на документы организационно-распорядительного характера, принадлежащие к УСОРД, то есть распоряжения, постановления, приказы, протоколы, решения, акты и т.д., включенные в ОКУД (классификатор управленческой документации общероссийский).

Рекомендации для органов исполнительной власти

Методические правила утверждены Росархивом (приказ № 76 от 23 декабря 2009 года). Область применения – в органах исполнительной власти (федеральных) при разработке инструкции по делопроизводству. Как заверять копии документов? Образец приведен ниже.

Подлинник документа хранится в деле

(орган власти – наименование) № __ за ____ г.

Верно

Главный специалист (подпись) /И.И. Коровкина/

21.07.2015 ПЕЧАТЬ

При этом следует помнить, что многостраничные документы (выписки из них) первоначально следует пронумеровать, а отметку о заверении дополнить указанием числа листов: «Всего в копии ____ листов». Допустимо проставить отметку «Верно» на каждом странице, либо следует их подшить с помощь нитки и иголки или металлических скоб.

Как заверить копию документа «обычной» организации?

Не стоит забывать о том, что в делопроизводстве по-прежнему действует Указ президиума ВС, изданный еще во времена СССР под номером 9779-Х от 04 августа 1983 года. Именно он и оговаривает вид заверительной подписи на документах всех рядовых организаций, не попадающих в две первые категории, рассмотренные выше. Официально данный Указ по-прежнему не отменен, более того 08 август 2003 года в него были внесены определенные изменения. Данные правила используются в обязательном порядке.

Согласно пункту №1 документа, верность копии подтверждается подписью руководителя либо должностного лица, уполномоченного на это, и печатью организации. Кроме того, следует указать дату выдачи и место, где хранится оригинал, то есть данное предприятие (учреждение и т.д.). Отличительная особенность заключается и в том, что прямо не прописывается состав надписи, поэтому многие используют не «ВЕРНО», а «КОПИЯ ВЕРНА», что тоже допустимо.

Отдельно рассмотрим вопрос права подписи такого документа.

Кто может заверить копию?

Во-первых, естественно, руководитель организации. Данное право ему предоставляет закон и Устав. Поэтому имеет смысл на наиболее важных пакетах документов проставлять его подписи. Как показывает практика, суд относится к данному вопросу вполне лояльно, однако раз на раз не приходится.

Во-вторых, должностные лица, то есть сотрудники организации, состоящие в ней по штату. Однако нужно следить за тем, чтобы они были на данные действия уполномочены. Иначе заверенная копия (паспорта, трудовые книжки, приказы по основной деятельности, лицензии и т.д.) не будет иметь юридической силы. Полномочия сотруднику, не являющемуся руководителем, можно установить несколькими способами. Можно использовать:

  • Внутренний документ организации, например, инструкцию по делопроизводству, приказ и т.д.
  • Доверенность. Она требуется, главным образом, для представления интересов предприятия во взаимоотношениях с третьими лицами.
  • Трудовой договор с конкретным лицом либо в его должностной инструкции. Формулировка может быть, к примеру, такой: «Удостоверять по письменным заявлениям работников верность копий документов, подлинники которых хранятся у Работодателя».

Какие документы может заверить отдел кадров организации?

Как уже было оговорено выше, несмотря ни на, что Указ ВС СССР продолжает действовать, и согласно его положения, кадровая служба имеет полномочия на заверение копий:

  • документов, исходящих от работодателя, то есть приказов, актов, протоколов и т.д.;
  • документов, принадлежащих другой организации, но оригинал при этом хранится у работодателя, в частности дипломов и различных свидетельств о повышении квалификации;
  • иных документов, предоставляемых работником в кадровые службу, если не требуется оригиналов или нотариального заверения.

Услуги нотариуса

Подтверждение достоверности копии документа является, пожалуй, самым распространенным видом нотариальных действий. С необходимостью обращения в данную структура граждане сталкиваются очень часто. Нотариус может подтвердить достоверность документа (копии) - как в полном объеме, так и выписки из него. Во втором случае, правда, есть условие – оригинал должен содержать несколько разных решений, которые не взаимосвязаны между собой.

Для того чтобы заверить копию документа с копии, тоже следует обратиться к нотариусу. Однако в этом случае есть нюансы. Первая копия должна быть уже заверена аналогичным способом либо выдана юридическим лицом, у которого хранится оригинал. И тут важно соблюсти все правила оформления. О том, как правильно заверить копию документа, читатель уже знает. Обязательно должны быть указаны следующие реквизиты: «Верно», наименование организации, кем выдано (ФИО), дата, количество листов, если документ многостраничный.

Обращаясь к нотариусу, будьте готовы предоставить ему свой паспорт. Это необходимо для того, чтобы установить личность.

Что нужно обязательно заверять у нотариуса?

Ряд документов для приобретения юридической силы нуждается в обязательном нотариальном заверении. Список включает:

  • Нотариальный перевод документов.
  • Доверенность на передоверие прав.
  • Брачный контракт.
  • Договор пожизненного содержания и ренты.
  • Принятие или отказ от наследства.
  • Продажу недвижимости, когда владельцев более одного.
  • Долевую продажу недвижимости.
  • Разрешение родителей на вывоз ребенка за границу.
  • Регистрацию общества с ограниченной ответственностью.
  • Иные документы, которые согласно договоренности между сторонами, зафиксированной в договоре или дополнительном соглашении, необходимо заверять нотариально.

Следует иметь в виду, что для осуществления каждого из пунктов понадобится предоставить нотариусу определенный пакет документов. Например, для регистрации ООО необходимо иметь при себе его Устав, решение о создании или протокол. Если работа поручена представителю, то доверенность и паспорт. Нотариально заверенные копии документов не имеют ограниченного по времени срока действия.

Требования к документу, копия которого заверяется

Нотариус действует исключительно в рамках законодательства, а потому следует единым установленным стандартам. Документы, копии которых нужно заверить, должны отвечать ряду требований, иначе их попросту не будут заверять.

  • Отсутствие дописок, подчисток, зачеркнутых слов, а также неоговоренных исправлений.
  • Рукописный или машинный текст не должен быть выполнен простым (грифельным) карандашом.
  • У документа должны отсутствовать повреждения, нарушения целостности (разрывы, повреждения и т. д.).
  • Текст должен быть читаемым, выполнен однотонными чернилами, без выпадания и бледных участков, подписи должностных лиц и печати - четкими.
  • Документы не должны быть заламинированными либо требуется убрать пленку.
  • При проставлении подписи должностным лицом нельзя использовать технические средства (светокопирование, факсимильный штамп).

www.syl.ru

Правила заверения документов

Для подтверждения информации, сообщаемой клиентами при заключении договора предоставляются следующие документы (по выбору):
  1. Оригиналы
  2. Нотариально заверенные копии
  3. Копии, заверенные организацией, при этом данные копии должны быть оформлены на нижеуказанных условиях.

Документы, переданные АО «ЦентрИнформ» при заключении договора, возврату не подлежат

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом - юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента - юридического лица (по выбору клиента):

  1. Руководителем юридического лицаПолномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
  2. Главным бухгалтеромКлиентом - юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
  3. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)Клиентом - юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
  4. Иным работником юридического лица.Клиентом - юридическим лицом предоставляется:
    • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
    • копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.
    Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.
  5. Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
    • имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
    • имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.
    Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Требования к печати индивидуального предпринимателя:

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

  • проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
  • должность лица, заверившего копию,
  • личная подпись лица, заверившего копию,
  • расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
  • дата заверения,
  • печать организации/ИП.
  • в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Пример

Верно/Копия вернаГенеральный директор Личная подпись И.И.ИвановДатаПечать

Обратите внимание!

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

  • копия паспорта - 3-х дней
  • копии остальных документов - 1 месяца

egais.center-inform.ru

Заверение или заверка документов? - Говорим и пишем правильно

Заверение или заверка документов? 12 июл, 2006 @ 12:10

Фирма занимается нотариальным заверением документов."Ворд" поправил, заверкой! документов.Судя по Грамоте.ру так оно и есть, но в печати встречал заверение документов.

заверения - это, ИМХО, в почтении ;=) а документы - таки заверка.
From:Date:
zalt
Июль, 12, 2006 10:50 (UTC)
(Link)
...заверив документы...Думаю, что заверением.заверяя документы...)))
From:Date:
zalt
Июль, 12, 2006 10:49 (UTC)
(Link)
From:Date:
babagugu
Июль, 12, 2006 09:31 (UTC)

зав.верка

(Link)
изуверить документы
From:Date:
zalt
Июль, 12, 2006 09:39 (UTC)

Re: зав.верка

(Link)
спасибо за помощь, а то все остальные байду гонят, а оказывается вот оно как

Посмотрим на однокоренные слова...

(Link)
Поверенный - поверять - поверка (напр., вечерняя поверка в армии), - поверить - поверие?проверенный - проверять - проверка, - проверить - проверка тоже?доверенный - доверять - доверие - доверить - доверие тоже?Короче, я думаю, что здесь контекстно-зависимое употребление разных форм:заверка - чтобы заверить подлинность чего-либо документально (провести нотариальную заверку к.-л. документа...)заверение - в принципе то же, но устно (получить чьи-либо заверения в искренности...)

Re: Посмотрим на однокоренные слова...

(Link)
А вообще, почему просто не выразиться по-другому? Русский язык позволяет.Пример: Фирма нотариально ЗАВЕРИТ любые (или не любые) документы...
From:Date:
zalt
Июль, 12, 2006 10:20 (UTC)

спасибо

(Link)
трик, конечно, но пожалуй, за неимением лучшего, будет использован
Мне привычно слышать и читать:"нотариальное заверение документов".
From:Date:
zalt
Июль, 12, 2006 11:09 (UTC)
(Link)
в Яндексе "заверение документов" дает 79015 результатов поиска, а "заверка документов" 10205, т.е. в восемь раз меньше. Но у меня, по-любому, нет желания оправдывать чужую безграмотность.
From:Date:
ochkan
Июль, 12, 2006 11:25 (UTC)
(Link)
ввобще-то нотариус удостоверяет сделки, заверяет подлинность копий или подписей :)
From:Date:
ochkan
Июль, 12, 2006 11:30 (UTC)

так совсем будет правильно:

(Link)
исправляюсь:Статья 35. Нотариальные действия, совершаемые нотариусами, занимающимися частной практикой

Нотариусы, занимающиеся частной практикой, совершают следующие нотариальные действия:1) удостоверяют сделки;2) выдают свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов;3) налагают и снимают запрещения отчуждения имущества;4) свидетельствуют верность копий документов и выписок из них;5) свидетельствуют подлинность подписи на документах;6) свидетельствуют верность перевода документов с одного языка на другой;7) удостоверяют факт нахождения гражданина в живых;8) удостоверяют факт нахождения гражданина в определенном месте;9) удостоверяют тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотографии;10) удостоверяют время предъявления документов;11) передают заявления физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам;12) принимают в депозит денежные суммы и ценные бумаги;13) совершают исполнительные надписи;14) совершают протесты векселей;15) предъявляют чеки к платежу и удостоверяют неоплату чеков;16) принимают на хранение документы;17) совершают морские протесты;18) обеспечивают доказательства.

From:Date:
zalt
Июль, 12, 2006 11:40 (UTC)

спасибо

(Link)
ваша поправка меня убила, по моему тексту подходит пункт №6, буду переваривать, мее..дленно
From:Date:
ochkan
Июль, 12, 2006 11:51 (UTC)

Re: спасибо

(Link)
можно так:

Удостоверительная надписьо засвидетельствовании подлинностиподписи переводчика

Город (село, поселок, район, край, область, республика)

Дата (число, месяц, год) прописью

Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), свидетельствую подлинность подписи, сделанной переводчиком (фамилия, имя, отчество переводчика) в моем присутствии. Личность его установлена.

Зарегистрировано в реестре за N

Взыскано госпошлины (по тарифу)

Печать Нотариус Подпись

или вот так:

Удостоверительная надписьо засвидетельствовании верности перевода,сделанного нотариусом

Город (село, поселок, район, край, область, республика)

Дата (число, месяц, год) прописью

Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), свидетельствую верность перевода данного текста с (название языка, с которого переводится текст) языка на (название языка, на который переводится текст) язык.

Зарегистрировано в реестре за N

Взыскано госпошлины (по тарифу)

Печать Нотариус Подпись

обычно свидетельствуют подпись переводчика. верность перевода свидетельствуют нотариусы со знанием соответствующего иностранного языка.

From:Date:
zalt
Июль, 12, 2006 11:54 (UTC)

Re: спасибо

(Link)
у нас тут все со знанием, причем обычно больше двух языков
From:Date:
ochkan
Июль, 12, 2006 11:56 (UTC)

Re: спасибо

(Link)
кто у вас со знанием? нотариусы? так они тем более должны лучше нас с вами знать, какие удостоверительные надписи писать. а если это переводчики со знанием, то нотариус будед свидетельствовать верность его подписи.
From:Date:
zalt
Июль, 12, 2006 11:59 (UTC)

Re: спасибо

(Link)
чтобы удовлетворить всехное любопытство - составляю рекламу
From:Date:
ksw
Июль, 12, 2006 14:11 (UTC)
(Link)
Охранник звонит в бухгалтерию:- Ты чем занимаешься?Бухгалтер:- Как обычно, сверкой, сводкой...Охранник:- Так, водку выливай, Верку выгоняй. Налоговая приехала.

Проверочное слово - "сверка" ;-)

pishu-pravilno.livejournal.com

Как заверить копию документа

Копия документа — документ, который в точности воспроизводит формат и содержание оригинального документа. Следует отметить, что в некоторых случаях копией документа может признаваться только та копия, которая заверена в установленном законодательством порядке. Именно в связи с этим очень часто возникает вопрос как правильно заверить копию документа.

В копии, которая была снята с оригинального документа, должны быть воспроизведены все реквизиты этого документа. При этом оформление копии может осуществляться на специальном бланке или же на стандартном листе бумаги. Регистрационный индекс, место и дата составления, которые указаны в копии, должны в точности соответствовать оригиналу вне зависимости от того, кем и когда была подготовлена копия.

Заверение того, что копия полностью соответствует оригинальному документу осуществляется при помощи специального реквизита. Данный реквизит содержит в себе: слово «Верно» (пишется с прописной буквы), наименование должностного положения, а также личную подпись того лица, которым была заверена копия. Ниже этих реквизитов указывается дата заверения соответствия копии документа оригиналу. Пример:

ВерноМенеджер по персоналу Подпись И. И. Иванов30.08.2010

Как можно заметить слово «копия» в отметке, подтверждающей соответствие оригиналу, не указывается. Это связано с тем, само слово «Верно» по своей смысловой нагрузке свидетельствует о том, что это именно копия документа.

Организация имеет право заверять копии лишь собственно созданных документов. Подготовка копий документов, произведенных сторонними организациями, разрешается только при условии разрешения уполномоченными лицами этих организаций. При этом разрешение от сторонних организаций не требуется в случаях разрешения вопросов, связанных с приемом граждан на работу, а также при оформлении личных дел на сотрудников, работающих в организации.

Одна из наиболее распространенных разновидностей копий — копии, которые в множественном числе распечатываются на принтере или же создаются на пишущей машинке. Подобного рода копии называют умноженными экземплярами. Таким образом, первый отпечатанный экземпляр после удостоверения (проставления печатей, регистрации и т. п.) является подлинником, а все иные экземпляры — копиями оригинала.

Как правильно заверить копию документа

Итак, давайте более детально рассмотрим, каким образом производится заверение копии документа на основании действующих норм и правил делопроизводства.Ниже текста копии документа указывается следующие реквизиты и информация:

  • местонахождение оригинала документа — многие пропускают этот пункт, хотя указывать его настоятельно рекомендуется;
  • слово «Верно» — заверительная надпись;
  • наименование должностного положения того, кто заверяет копию;
  • подпись уполномоченного лица, которым заверяется подлинность копии;
  • расшифровка поставленной должностным лицом подписи;
  • дата проведения заверения подлинности копии;
  • печать — для возможности отправки копии в стороннюю организацию.

Образец правильного заверения копии документа:

Оригинал документа в деле ООО «Фаворит»                       № 01–03 за 2012 год.ВерноНачальник отдела кадров                 Подпись               Т. В. Сергеева28.12.2012                      Печать

Каких-либо стандартов по заверению документов, которые содержат сразу несколько страниц, на данный момент не существует. То есть, какие-либо стандарты по скреплению страниц документа, оформлению надписей на наклейке и т. п. отсутствуют.

Как правило, при необходимости оформления копии многостраничного документа поступают следующим образом:

  • все листы последовательно нумеруются;
  • все листы скрепляются металлической скобой или же нитью;
  • на место скрепления, при помощи канцелярского клея наносится бумажная наклейка;
  • на наклейке проставляются данные о количестве листов в документе, а также ставится подпись заверяющего должностного лица с расшифровкой его подписи.
  • ставится печать, оттиск которой немного захватывает часть наклейки.

Следует отметить, что допускается не скреплять листы документа, а заверять каждую страницу реквизитом «Верно» на каждой отдельно взятой странице.

Вот собственно и все — тема как правильно заверить копию документа раскрыта полностью, если у вас остались вопросы - внимательнее посмотрите на картинку слева и у вас не останется вопросов, как оформить копию документа.

См. также:

 

Понравилась статья? Расскажите о ней своим друзьям

www.reghelp.ru

Как правильно заверить копию документа - образец?

Как правильно заверить копию документа, можно узнать из ГОСТ Р 6.30-2003, которым устанавливаются требования к оформлению документов. В нашей статье мы рассмотрим основные моменты, на которые стоит обратить внимание при заверке копий. 

Для чего заверяют копию документа

Как заверить копию документа правильно

Заверка копии документа нотариусом

Читайте нас в Яндекс.Дзен

Яндекс.Дзен

Для чего заверяют копию документа 

Копия документа — это бумага, которая полностью воспроизводит содержание основного документа, но не имеет юридической силы. Для того чтобы копию можно было использовать в качестве аналога документа, требуется ее заверка уполномоченным лицом.

Прежде чем определиться, как верно заверить копию, сначала нужно выяснить, для каких целей это необходимо.

Если речь идет о передаче документа в государственные органы, например для лицензирования или иной предусмотренной законом процедуры, необходимо уточнить требования принимающей организации. Как правило, в случае неверной заверки копии документов не принимаются.

Если бумага заверяется для внутреннего пользования, то применяются общие правила, которые приняты на конкретном предприятии. 

Как заверить копию документа правильно 

Удостоверение копии документа осуществляется путем проставления соответствующего штампа или написания от руки фразы «Копия верна». Кроме того, необходимо указать должность специалиста, его Ф. И. О. и дату заверения.

Допускается заверка копии документа печатью, которая определяется по усмотрению организации. Как правило, она требуется для придания копии юридической силы. То есть организация не выбирает, на какие копии ставить печать, а на какие нет. Она вправе только самостоятельно разработать форму печати. 

Важно! Специалист, который заверяет копию документа, должен иметь полномочия на осуществление подобных действий. Его компетенция может быть прописана в должностной инструкции или специально изданном приказе за подписью руководителя организации. Без специально обозначенных полномочий заверять копии имеет право только руководитель организации. 

Если документ состоит из нескольких листов, то выбирается 1 из предложенных вариантов заверки:

  • постранично;
  • путем сшивания всех листов документа, их последующей нумерации и проставлении заверения на последнем листе с помощью наклеивания листа бумаги на завязанные нити с указанием количества страниц. 

Если документ состоит из 1 листа, но текст также напечатан на оборотной стороне, то должны быть заверены обе стороны копии. 

Заверка копии документа нотариусом 

Если законом предусмотрено, что для придания документу юридической силы необходима его заверка нотариусом, то обойти данное требование не представляется возможным. Удостоверительную надпись нотариуса не вправе заменить ни одно должностное лицо.

Для заверения необходимо посетить нотариуса с оригиналом документа и его копией, на которой не должно быть никаких сторонних надписей. Срок действия нотариального заверения во времени не ограничен.

nsovetnik.ru

Как заверить копию документа - Юрист Профи

Заверить копию документа может потребоваться при самых разных обстоятельствах. К примеру, это может быть выдача кредита в банке, куда нужна копия паспорта, для оформления загранпаспорта, для постановки на учет в качестве безработного (копия приказа об увольнении) и т.д. Куда бы копия документа вам не потребовалась, в любом случае нужно заверить документ.

Работа с документами часто связана с необходимостью их заверения. Какие есть механизмы для этого? Как правильно заверять документы и их копии в соответствии с требованиями законодательства РФ?

Законные способы заверения документов в РФ

Документы и их копии, используемые российскими гражданами и организациями, можно заверять следующими основными способами:

  • нотариально;
  • самостоятельно посредством личных и корпоративных реквизитов;
  • с помощью апостиля и легализации (для документов, сформированных за рубежом либо предназначенных для использования за границей).

Изучим особенности задействования каждого из них.

Нотариальное заверение документов и их копий

Соответствующий способ заверения документов может осуществляться исключительно лицами, имеющими официальный статус государственного или частного нотариуса. Граждане или организации, обращающиеся к ним, принимают достаточно ограниченное участие в процедурах, связанных с приданием документам (или их копиям) необходимой юридической силы. Чаще всего оно сводится к личному присутствию человека на приеме у нотариуса с целью подтверждения своего согласия с положениями заверяемых документов.

Вместе с тем полезно ознакомиться с некоторыми критериями, которыми должны руководствоваться специалисты соответствующего профиля в процессе придания тем или иным источникам необходимой юридической силы. Так, нотариус не вправе заверять копии:

  • на которых указано, что они не должны копироваться;
  • на которых стоит гриф секретности;
  • документов медицинского характера, содержащих сведения о заболеваниях гражданина, которые в силу закона недопустимо разглашать;
  • договоров, составленных в письменной форме и не заверенных до этого нотариально;
  • дипломов без регистрационного номера и не удостоверенных учебным заведением должным образом;
  • выписок с оценками из зачетной ведомости без прилагающегося диплома;
  • не легализованных в установленном порядке источников иностранного происхождения.

Изучим теперь то, как правильно заверять документы с помощью личных или корпоративных реквизитов.

Самостоятельное заверение документов

Основным источником права, регулирующим самостоятельное заверение документов гражданами и организациями, является, что интересно, Указ Президиума СССР № 9779-Х, принятый 4 августа 1983 года. Данный источник права до сих пор действует. Можно отметить также, что его дополняет более новый ГОСТ Р 6.30-2003. В тех случаях, когда в нормативных актах, регулирующих ту или иную сферу документооборота, прямо не указано, что граждане или организации обязаны заверять документы нотариально, можно задействовать механизм самостоятельного удостоверения их юридической силы — в соответствии с критериями, прописанными в указанных источниках права, советском и российском.

Человеку в статусе физлица для заверения копии документа нужно:

  • написать на листе «Верно»;
  • ниже поставить подпись, расшифровку, а также дату.

Рекомендуется размещать соответствующие реквизиты под текстом.

Если документ — от организации, то самостоятельное заверение его копии (руководителем или иным уполномоченным сотрудником) осуществляется в целом по тем же правилам, что и для физлиц. Но в этом случае необходимо еще и указать должность человека, удостоверяющего юридическую силу источника, а также поставить печать фирмы (при ее наличии — ИП, например, ее иметь необязательно).

Как быть, если документ — многостраничный? Как правильно заверить прошитые документы самостоятельно? Отметим, что на уровне федерального законодательства данный вопрос не регулируется. Есть только ряд рекомендаций, зафиксированных в Приказе Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года и ГОСТ Р 51141-98, которых советуют придерживаться юристы.

Оптимальный алгоритм заверения многостраничных документов может выглядеть так:

Необходимо пронумеровать листы.

После — скрепить их ниткой (рекомендуется) или степлером.

Затем на месте, где страницы прошиты или проколоты металлической скобкой, наклеить небольшой бумажный квадрат.

На соответствующей наклейке сделать надпись «Всего в копии столько-то листов» либо «Прошито и пронумеровано столько-то листов».

Ниже — поставить подпись, а также печать организации (если она есть).

[attention type=green]Полезно! Существует менее удобный, но также допустимый вариант придания юридической силы многостраничному источнику — на каждом листе проставить надпись «Верно» и добавить все те реквизиты, что мы рассмотрели выше, — подпись, расшифровку, дату, печать и должность заверяющего сотрудника (для юрлиц).[/attention]

Заверение иностранных документов (тех, что нужно отправлять за рубеж)

Документы, формируемые на территории РФ, по умолчанию имеют юридическую силу только внутри страны. Для того чтобы наделить их соответствующим статусом за рубежом, необходимо их легализовать. Аналогично — те источники, что созданы за границей, также недействительны в РФ, пока отмеченная процедура не будет осуществлена в отношении них.[attention type=red]Важно! Есть стандартный механизм легализации, а есть тот, что предполагает использование апостиля (особого реквизита, проставляемого на страницах).[/attention] Юридическая сила заверяемых документов при задействовании первого способа равна той, которой наделяются источники в рамках второй процедуры.

По возможности российские граждане и организации применяют апостиль — его признание за рубежом осуществляется легче в силу того, что соответствующий реквизит принят очень многими государствами — теми, которые подписали Гаагскую конвенцию 1961 года. Но есть страны, не являющиеся участниками данного соглашения. В числе таковых — Канада, Китай, Бразилия. В случае если предполагается отправлять документы туда или принимать оттуда — необходимо задействовать стандартный механизм легализации. Изучим его специфику.

Легализация

Если речь идет о российских документах, которые нужно заверять для использования за границей, то данная процедура осуществляется в рамках такого алгоритма:

Сначала происходит заверение копии документа и перевода его на иностранный язык — у нотариуса.

После нужно получить подтверждение подлинности реквизитов нотариуса в Минюсте.

Следующий этап — заверение печати Минюста в МИДе.

Завершает процесс легализация документа, подтвержденного МИДом, в консульстве страны, в которой предполагается его использование.

Если необходимо заверить источник зарубежного происхождения, то соответствующая процедура осуществляется в консульстве РФ, работающем в той стране, где он сформирован. Этому, как правило, предшествует стадия легализации документа в МИДе данного государства либо ином учреждении — в соответствии с национальным законодательством.

Апостиль

Апостиль — более простой в сравнении с легализацией инструмент заверения российских документов — для использования за рубежом, иностранных — для придания им юридической силы в РФ. Представляет собой специальный реквизит (как правило, наносимый на лист стандартизованный штамп с пунктами, которые заполняет уполномоченное государственное учреждение). Подробнее: http://thedifference.ru/kak-pravilno-zaveryat-dokumenty/

uristos24.ru