Как преобразовать «Эксель» в «Ворд» и наоборот. Конвертация из эксель в ворд


Как перевести Эксель в Ворд

Microsoft Excel и Word – наиболее популярные офисные программы, активно применяемые в работе. Иногда данные, имеющиеся в таблице Excel, необходимо перенести в Word, вот здесь и возникает необходимость конвертирования.

Ниже мы рассмотрим три способа, которые позволят преобразовать файл Excel в файл Word. Первые два способа потребуют от вас на компьютере обязательное наличие программ Microsoft Office Word и Excel (или других офисных пакетов, например, LibreOffice, который является полностью бесплатным), а в третьем способе от вас потребуется лишь наличие на компьютере Excel-файла и браузера с доступом в сеть.

Способ 1: простое копирование информации

В данном случае вам необходимо открыть на компьютере файл Excel, а затем создать чистый лист в Microsoft Word. Выделите всю информацию из Excel, которую необходимо перенести в Word, а затем скопируйте ее сочетанием клавиш Ctrl+C.

Откройте предварительно созданный документ Microsoft Word и нажмите сочетание клавиш Ctrl+V для вставки информации.

Способ 2: копирование информации с сохранением форматирования

Первый способ копирования информации из Excel в Word считается наиболее быстрым, но в результате, если вам приходится копировать не одно, а сразу несколько значений, будет нарушено форматирование.

Чтобы вставить таблицу с сохранением форматирования, просто скопируйте таблицу в Excel, а затем создайте чистый лист в Word, щелкните по нему правой кнопкой мыши и в отобразившемся контекстном меню выберите пункт «Вставить как» – «Еще».

В отобразившемся окне выберите пункт «Форматированный текст» и сохраните настройки.

На экране появится ваша таблица с полным сохранением форматирования, как это было в документе Excel.

Способ 3: с помощью онлайн-конвертера

Если у вас на компьютере отсутствуют обе офисные программы, но конвертировать информацию из электронной таблицы в формат docx вам необходимо, тогда на помощь может прийти специальный онлайн-сервис, работа с которым будет осуществляется прямо в окне браузера по этой ссылке.

Перейдя на страницу сервиса, на первом этапе вам необходимо щелкнуть по кнопке «Browse» и указать электронную таблицу формата xlcx, которая впоследствии будет конвертирована в Word.

Вторым шагом вам необходимо указать формат документа, в который будет конвертирована таблица. В данном случае отметьте «Doc», но будьте уверены – файл будет конвертирован в формат docx.

Сразу начнется процесс конвертирования файла, длительность которого будет зависеть от размера электронной таблицы. Но, как правило, конвертирование завершается мгновенно. Об окончании конвертирования будет говорить активная кнопка «Скачать конвертированный файл», нажатие по которой сразу начнет загрузку docx-файла на компьютер.

Надеемся, данная статья помогла вам разобраться с процедурой конвертирования Excel в Word.

itcreeper.ru

Как конвертировать Excel в Word

Word – очень мощный редактор для работы с текстом. Но иногда нам приходится использовать сразу две программы – создавать таблицы в Excel, а продолжать работу в Ворд. В данной статье мы рассмотрим, как конвертировать Excel в Word. Стоит отметить, что в Эксель нельзя сохранить книгу в формате docx. Даже если попытаться сделать это через экспорт – у вас всё равно ничего не получится. Но есть множество других работающих методов. Рассмотрим самые основные из них.

Копирование при помощи буфера обмена

В редакторе Excel существует несколько вариантов копирования информации. Рассмотрим их более детально.

Использование контекстного меню

Для того чтобы воспользоваться данным методом, нужно выполнить следующие действия.

  1. Выделите весь объем данных.

  1. Сделайте правый клик мыши по выделенной области. В появившемся меню выберите пункт «Копировать».

  1. В результате этого таблица выделится пунктирной линией.

  1. Перейдите в Word.

  1. Нажмите на клавиатуре на горячие клавиши Ctrl+V. Результат будет следующим.

Как видите, всё скопировалось очень даже хорошо. Но во время переноса произошла потеря оригинального размера строк. Точнее, ширина столбца осталась та же, но текст не уместился. Дело в том, что в Ворде добавляются отступы, которых в Экселе не было. Именно поэтому не рекомендуется делать так, чтобы текст был максимально прижат к краям, поскольку всё может съехать.

  1. Вернитесь в Excel и немного увеличьте размер колонки с «ФИО».

  1. Теперь снова повторите описанные ранее действия. На этот раз всё должно смотреться намного лучше.

Горячие клавиши

Копировать нужный диапазон ячеек можно и иным способом. При этом он намного быстрей.

  1. Выделите таблицу.

  1. Нажмите на горячие клавиши Ctrl+C. Вследствие этого вокруг таблицы должна появиться пунктирная рамка, которая будет двигаться по часовой стрелке. Это является признаком того, что вы сделали всё правильно.

  1. Перейдите в Ворд. Нажмите на сочетание кнопок Ctrl+V. Вследствие этого произойдет точно такое же преобразование.

Неважно, каким образом вы скопировали ячейки. При нажатии на Ctrl+V вы всегда будете получать один и тот же результат.

Обратите внимание: в обоих случаях вы можете редактировать данные, которые находятся в таблице.

При помощи панели инструментов

Если вы не можете запомнить комбинацию клавиш или вам неудобно постоянно вызывать контекстное меню, вы всегда можете воспользоваться кнопками на главной панели.

  1. Нажмите на иконку «Копировать». В результате этого появятся два варианта. При выборе первого из них произойдет всё то же самое, что было сказано выше.

  1. Но если кликнуть на «Копировать как рисунок», вы увидите совсем другой результат.

Рассмотрим эти параметры более детально.

Формат
Векторный В данном случае вы сможете изменять размеры картинки любым образом, при этом её качество не изменится. То есть вы можете увеличить изображение таблицы размером «10 на 10 см» до «1 на 1 м» и при этом никакой потери данных не произойдёт.
Растровый Этот формат – полная противоположность векторного. Как только вы начнете увеличивать размеры таблицы (которая вставлена в виде картинки), её внешний вид сразу же начнет резко ухудшаться, а с некоторого момента вы будете видеть только пиксели.

Как на экране

Если выбрать этот пункт, то во время вставки вы увидите все линии ячеек. Даже те, у которых не было границ. В маленьком масштабе они заметны не сразу. Особенно, если таких клеток очень мало. Поэтому мы покажем в увеличенном виде.

Как на печати

Если использовать этот способ копирования, то ничего подобного вы не увидите. При этом вы не сможете выбрать «Формат изображения».

После вставки вы увидите следующее.

У пустых клеток исчезли контуры. Но при этом сама таблица стала не очень красивой.

Обратите внимание: в обоих случаях редактирование данных теперь невозможно, поскольку это картинка, а не таблица.

Поэтому прежде чем преобразовывать данные и перемещать их в вордовский документ, несколько раз подумайте, в каком формате это сделать. Старайтесь использовать такие из них, в которых в будущем вы сможете внести какое-нибудь изменение.

Импорт данных в Word

Во всех описанных выше случаях во время вставки таблицы использовалось сочетание клавиш Ctrl+V. Но это не единственный способ. Для того чтобы увидеть другие варианты, нужно сделать несколько простых действий.

  1. Выделите нужный диапазон ячеек. Скопируйте таблицу при помощи горячих клавиш Ctrl+C.

  1. Перейдите в редактор Word и нажмите на иконку «Вставить». Она расположена на вкладке «Главная».

  1. Произойдет то же самое, как если бы вы нажали на Ctrl+V.

  1. Теперь кликните на маленький треугольник под иконкой «Вставить». Вследствие этого увидите большой список различных параметров вставки.

  1. При наведении на каждую иконку вы увидите предварительный вариант.

Кликнуть нужно будет тогда, когда вы определитесь с выбором.

Количество иконок зависит от того, что именно находится в буфере обмена. Такой большой набор возможен, только если там именно таблица. Если просто картинка, то будет примерно следующее.

Специальная вставка

Для того чтобы вызвать данное окно, нужно выполнить следующие шаги.

  1. Перейдите на вкладку «Главная». Кликните на иконку «Вставить». Выберите соответствующий пункт меню. Либо нажмите на сочетание клавиш Ctrl+Alt +V.

  1. Сразу после этого откроется окно «Специальная вставка». В данном случае количество различных вариантов так же зависит от содержимого в буфере обмена.

  1. После того как вы определитесь с выбором, нужно будет кликнуть на кнопку «OK».

Отличие версий редактора Word

Описанные выше инструкции подходят только для современного Ворда (2007, 2010, 2013 и 2016 года). В старой версии 2003 года возможностей намного меньше, но при этом его нельзя сбрасывать со счетов.

Если вы нажмете на сочетание клавиш Ctrl+V (предварительно скопировав таблицу в буфер обмена), то вы увидите следующий результат.

Таблица получилась очень красивой, но при этом у нас отобразились границы пустых ячеек. По умолчанию в Word 2003 у таблицы включено отображение сетки. Для того чтобы её отключить, нужно выполнить следующие действия.

  1. Нажмите на главное меню «Таблица». Выберите пункт «Скрыть сетку».

  1. После этого все лишние границы мгновенно окажутся невидимыми.

В итоге результат стал еще лучше.

Специальная вставка

В устаревшей версии нет различных иконок для вставки в различных форматах. Тем не менее данный пункт уже присутствует, но он находится в разделе «Правка».

Список практически точно такой же, как и в Word

Онлайн-сервисы

Если у вас нет под рукой современного редактора Word или же не получается воспользоваться его возможностями, то в этом случае на помощь приходят различные online-порталы, которые специализируются в этой области.

Если вы откроете поисковую систему и введете запрос «конвертер Excel в Word», то увидите следующий результат.

Рассмотрим некоторые из них. Имейте в виду, что не все могут справится со своей задачей. Особенно, если в вашем файле сложная структура. Например, несколько объединённых ячеек или использование в них переноса текста. Такое преобразовать смогут только единичные сайтов. Если конвертер выдает ошибку или пустую страницу в итоговом файле, значит такой сервис вам не подойдет.

Convertio.co

Данный сайт выглядит довольно просто. Несмотря на то, что он полностью на английском языке, разобраться с ним сможет любой.

Загрузить файл вы можете несколькими способами:

  • с компьютера;
  • с облака «Drop Box» или «Google Drive»;
  • указать ссылку на документ.

Мы будем использовать первый способ.

  1. Нажмите на ссылку «From Computer». В появившемся окне выберите нужную вам книгу. Затем кликните на кнопку «Открыть».

  1. Сразу после этого данный документ отобразится в списке (вы можете работать одновременно с несколькими экземплярами). Кликните на выпадающий список около слова «to».

  1. Выберите категорию «Document». Затем пункт «DOC» или «DOCX».

  1. После этого нажмите на кнопку «Convert».

  1. Дождитесь, пока закончится перевод в нужный формат.

  1. Как только появится надпись «Finished», файл можно будет перенести на ваш компьютер. Для этого нужно нажать на ссылку «Download».

  1. Для того чтобы экспортировать файл, необходимо указать нужный каталог и желаемое имя документа. Затем кликнуть на «Сохранить».

  1. В результате этой операции вы получите следующее.

Как видите, содержимое книги перенеслось корректно. Но границы оказались совсем другими. Обратите внимание на то, что левее и сверху таблицы оказались пустые ячейки. Дело в том, что во время конвертации преобразуются все клетки с 1 до последней (где кончается ваша информация), а не оттуда, где  начинаются заполненные ячейки.

Xlsx-converter.online

Данный сервис также не отличается какой-либо сложностью. Для того чтобы воспользоваться его услугами, нужно сделать следующие шаги.

  1. Кликните на иконку «Выберите файл».

  1. Затем выберите нужный документ и кликните на иконку «Открыть».

  1. После этого вас попросят указать конечный формат.

  1. Выберите пункт «DOC» или «DOCX». Затем нажмите на кнопку «Продолжить».

  1. Дождитесь окончания процесса преобразования.

  1. Для сохранения кликните на кнопку «Скачать».

  1. Для продолжения нужно указать место для сохранения и желаемое имя документа. Затем необходимо кликнуть на соответствующую кнопку.

  1. После того как вы откроете файл, вы увидите следующее.

Данный пример показывает наглядным образом, что не все сервисы могут справиться с этой задачей. Портал xlsx-converter.online не смог корректно перевести информацию в нужный формат. Вместо таблицы у нас появилась картинка. Хотя она и находится в DOC-файле, но мы хотели не этого.

ZamZar.com

Напоследок рассмотрим англоязычный портал ZamZar. Он выглядит также довольно просто. И разобраться тут не составит труда даже начинающему пользователю. Главное – понимать базовые слова на английском языке.

Данный сервис хорош тем, что он бесплатный и при этом может сконвертировать практически любые форматы. В том числе и в вордовский документ.

Для того чтобы воспользоваться его возможностями, нужно сделать следующие операции.

  1. Кликните на кнопку «Choose Files».

  1. Выберите необходимый документ.

  1. Сразу после этого появится раздел «Files to convert». То есть вы можете одновременно работать с несколькими файлами.

  1. Кликните на «Convert files to» и укажите нужный вам формат.

  1. Для продолжения необходимо указать свою почту, на которую придет ссылка на окончательный результат.

  1. Сразу после этого можете смело кликать на кнопку «Convert».

  1. Затем вы увидите следующее сообщение.

Ваш файл будет храниться на их сервере только в течение 24 часов. После этого они его удалят. Постарайтесь успеть скачать документ в течение этого времени.

  1. Открыв почтовый ящик, вы увидите следующее письмо. Нужно кликнуть на эту ссылку.

  1. После этого вы окажетесь на странице, где можно будет скачать результат. Для этого нужно нажать на кнопку «Download Now».

  1. Укажите необходимые реквизиты и нажмите на кнопку «Сохранить».

Открыв этот документ, вы увидите, что результат практически идеальный.

Возможные ошибки

Если вы увидите что-нибудь подобное, то смело можете переходить к другому сайту.

Также возможна и другая ошибка.

Дополнительное ПО

В интернете можно найти большое количество различных приложений, которые могут справиться с данной задачей. При этом большинство из них либо платные, либо работают некорректно. А некоторые вообще не работают с современными форматами.

В качестве примера рассмотрим программу «Total Excel Converter». Скачать её можно с официального сайта разработчика.

Данная утилита по умолчанию открывает содержимое рабочего стола. Также появляется дерево каталогов.

Пользоваться этим софтом очень просто. Достаточно поставить галочку около нужного пункта и выбрать конечный формат.

Сразу после этого появится окно, в котором вы сможете указать имя файла и его расположение. Для продолжения нужно кликнуть на кнопку «Start».

После окончания процесса конвертации откроется папка с конечным результатом.

Открыв файл, вы увидите, что данные перенеслись корректно. Но при этом все ячейки имеют одинаковый размер и однотипные границы.

При этом часть данных не уместилась по ширине страницы. В этом случае придется вручную уменьшать ширину столбцов. Так же вам придется удалить пустые ячейки, которые были в исходной книге до таблицы.

Заключение

В данной статье мы пошагово рассмотрели, как происходит конвертация данных из редактора Excel в программу Word. При этом были продемонстрированы возможности как самого Ворда, так и сторонних приложений, включая онлайн-сервисы.

Если у вас что-то не получается, скорее всего, вы что-то упускаете из виду. Например, выделяете не те ячейки. Или же вообще ничего не выделяете. Попробуйте повторить описанные выше действия еще раз, но теперь более внимательно.

Видеоинструкция

Если по каким-то причинам у вас всё равно ничего не вышло, то не стоит сразу отчаиваться. Еще не всё потеряно. Ниже прикладывается видеоролик, в котором описанные методы рассматриваются с дополнительными комментариями.

os-helper.ru

Как преобразовать «Эксель» в «Ворд» и наоборот

Любой пользователь офисного пакет от Microsoft знает, что базовые программы Word и Excel различаются достаточно сильно и напрямую открывать документы, созданные в одной программе, с использованием другой не возможно, поскольку «Ворд» больше является тестовым редактором, хотя и может работать с другими типами данных, а «Эксель» призван работать с таблицами и вычислениями. Тем не менее вопрос того, как преобразовать документ «Ворд» в «Эксель» или наоборот, решается за счет применения специальных функций импорта данных. Рассмотрим оба варианта. Имея алгоритм действий, эту задачу решить нетрудно.

Как преобразовать «Эксель» в «Ворд» и наоборот: основы

Поскольку программы между собой различаются достаточно ощутимо, перед пользователем часто встает проблема преобразования данных. Даже при использовании простейших методов, как считается, оба документа должны иметь одинаковое форматирование, ибо структура импортируемого материала может быть нарушена при вставке.

Но у этих приложений есть и общие точки соприкосновения – таблицы. С ними дело обстоит достаточно просто. Если импортировать данные из Word, это выглядит не таким как сложным, как обратное преобразование, поэтому сама изначальная проблема того, как преобразовать «Эксель» в «Ворд» с полным сохранением структуры данных, для многих начинающих пользователей зачастую является неразрешимой.

Простейшая методика

Для начала рассмотрим самый простой вариант, который интернет-сообщество называет «копипастом» (объединение английских терминов copy и paste, а проще говоря, - «копировать» - «вставить»).

Конечно, вопрос того, как преобразовать файл «Ворд» в «Эксель», может быть решен таким примитивным способом. Однако тут нужно четко понимать, что в таком варианте происходит всего лишь копирование текстовых данных, которые из Word можно вставить только в одну ячейку Excel. Если требуется помещать текст в разные ячейки, придется копировать текст фрагментами.

Данные Excel в Word таким методом вставить тоже можно, однако представлены они будут в виде таблицы, причем не всегда данные листа Excel могут поместиться на страницу Word. Поэтому эта методика оказывается часто неприемлимой.

Работаем с таблицами

Как таблицу «Ворд» преобразовать в «Эксель»? Здесь есть несколько вариантов действий. Из тестового редактора Word экспорт данных в Excel производится намного проще, нежели наоборот.

В самом простом случае нужно просто выделить таблицу Word, скопировать данные в буфер обмена и вставить в Excel. Вся информация будет автоматически распределена по ячейкам, как в предыдущей структуре. Но тут пользователя поджидает неприятный сюрприз. Например, есть две ячейки с разными данными, которым должно соответствовать общее описание. В таблице Word, чтобы не вводить значение дважды, ячейки объединяются. А вот при вставке в Excel они будет автоматически разбиты, так что описание будет соответствовать только одному начальному значению. Чтобы этого не произошло, в параметрах вставки в Excel нужно использовать раздел форматов конечных ячеек с сохранением исходного форматирования.

Импорт данных «Эксель» в «Ворде»

Теперь посмотрим, как преобразовать «Эксель» в «Ворд». Обычная методика вставки, как уже понятно, не годится.

Здесь применяется следующая технология. Копируем данные в Excel, затем в Word из файлового меню используем команду вставки и выбираем связывание с использованием конечных стилей для Word 2010 или специальную вставку для Word 2007 с последующим связыванием. В методе связывания выбираем лист Excel и нажимаем кнопку «OK».

Еще одна методика, позволяющая решить проблему того, как преобразовать «Эксель» в «Ворд», состоит в том, чтобы в табличном редакторе использовать команду преобразования в текст с указанием метода форматирования (для этого используется табулятор – для создания единого раздела, пробел – для разделения данных абзацами, и т.д.). Только после этого производится копирование с применением специальной вставки в Word.

Заключение

Как видно из всего вышесказанного, сама процедура преобразования документов одного приложения в формат другого особой сложности не представляет. Напоследок стоит отметить, что здесь не рассматривались способы, которые позволяют, например, импортировать табличные данные в текстовом редакторе, когда изначально таблица Excel вставляется как графический объект. При такой постановке вопроса вставленная таблица окажется не редактируемой и работать с такими данными не получится. Это имеет смысл разве что в случаях, когда изменение информации не предусматривается изначально. Но методика перевода одного типа данных в другой при помощи простейших инструментов, показанная выше, подойдет любому пользователю. Да, и не верьте тем, кто утверждает, что такого типа преобразование можно выполнить при помощи конверторов. Таких программ в природе не существует. А если и существуют, то очень примитивные, от которых нужного результата не добьешься.

fb.ru

Как перевести документ word в excel: преобразование текстового ворд файла

 

Здравствуйте, друзья.

Вы до сих пор копируете данные из документа Word в Excel частями? Представляю, сколько времени и сил отнимает у вас этот процесс. На самом деле разработчики Microsoft Office давно позаботились о нас и упростили задачу. В этой статье вы узнаете, как перевести документ word в excel быстро и легко. Причем речь идет не только о таблицах, но также списках и другой информации.

Чтобы качественно преобразовывать ворд в эксель, сначала нужно понять принцип этого действия. При перенесении информации программа сама определяет, какие данные должны быть помещены в те или иные ячейки, строки и столбцы. Поэтому не всегда получается именно так, как вам хотелось бы.

Преобразование списка

Для начала нам нужно подготовить сам документ ворд к переносу.Не хотите тратить время на редактирование вручную? Постарайтесь придать желаемый вид будущей таблице перед тем, как скопируете ее. Особенно это касается случаев, когда переместить нужно большой объем данных.

Первым делом проверьте, чтобы весь текст имел одинаковое форматирование. По необходимости исправьте знаки пунктуации, шрифты и пр. Готово? Тогда переходим к следующим этапам.

 

Удаляем лишние абзацы

Это необходимо сделать, чтобы в таблице не было пустых ячеек и строк. Не беспокойтесь, ваши данные не смешаются. У вас большой документ? Не стоит удалять каждый абзац отдельно — автоматизируйте процесс:

  • Нажмите сочетание Ctrl+H. Появится окно «Найти и заменить».

  • В поле поиска введите символы «^p^p» (без кавычек). Они означают двойные абзацы в строке. Если список написан в ряд, вместо этого пропишите «^p».
  • В графе «Заменить» поставьте знак разделения. Это может быть «/». Он уже есть в вашем документе? Тогда выберите другой.
  • Кликните на кнопке «Заменить все». Текст объединился? Так и должно быть. Заметьте, что теперь везде вместо абзацев стоит заданный вами символ.

 

Возвращение списка

Ваш список выглядит как сплошная строка? Не волнуйтесь, на данном этапе так и должно быть. Но сейчас мы вернем ему более аккуратный вид. Работаем в том же окне:

  • В разделе «Найти» вводим знак разделения, выбранный вами до этого;
  • В поле «Заменить» пишем «^p»;
  • Нажимаем финальную кнопку.

Теперь сплошная строчка разбилась на нужные нам категории, в которых элементы списка разделены запятыми.

 

Сохранение

Форматирование окончено, теперь остаётся последний и самый важный момент . Нужно правильно сохранить документ, чтобы экселю было легче его прочесть и преобразовать. Для этого:

  • В главном меню перейдите в Файл — Сохранить как;
  • Появилось диалоговое окно? Найдите внизу строку «Тип файла», нажмите на стрелочку и поищите в предложенном списке «Обычный текст».

Сохраните.

 

Переходим в Excel

Зайдите в программу Excel и откройте только что сохраненный документ следующим образом:

  • Идем по пути Файл — Открыть;
  • В меню «Все файлы» указываем текстовые;

  • В окне «Мастер текстов» нажимаем «Далее»;
  • Среди разделителей выбираем запятую и идем дальше;
  • Определите формат для каждой категории своего списка и кликните «Готово».

Ну и всё, текст должен встать в таблицу. Всё просто ;-)

 

Как конвертировать таблицу?

Мы только что разобрали преобразование списка в формат Excel. А если нам нужно переносите таблицу? Это сделать ещё проще.

Поехали:

  • В верхнем углу таблицы, слева, появляется плюсик при наведении на нее курсором. Нажмите на него, чтобы выделить все элементы.

  • Скопируйте данные.
  • Вставьте их в документ Excel.

 

Редактирование

Получившаяся таблица имеет не совсем аккуратный вид? Например, данные, которые должны быть в разных столбцах, разместились в одном. Эксель может самостоятельно разделить их. Для этого:

  • Выделите нужную область;
  • Откройте вкладку «Данные», затем — раздел «Текст по столбцам» и жмите «Далее»;
  • В «символах-разделителях» выберите запятую, пробел или другой вариант.
  • «Готово».

На этом данную тему по преобразованию из формата ворд в эксель закрываю, итак лишка написал :-). Вам лень выполнять описанные выше действия? Переведите данные онлайн.

Вот к примеру неплохой онлайн конвертер: https://convertio.co/ru/doc-xls/

Описывать не буду, думаю разберётесь, может как нибудь отдельный пост об этом запилю. Как правило, алгоритм действий таков: необходимо выбрать формат исходника и будущего файла, скопировать данные, нажать кнопку конвертирования и скачать получившийся документ.

Ну а если же вы хотите стать спецом в этих двух программах, то рекомендую эти два классный видео курса:

http://word.konstantinfirst.com/word

http://word.konstantinfirst.com/excel

Возвращайтесь за новыми публикациями.

До свидания дорогие друзья.

 

 

profi-user.ru

от простого копирования к использованию мастера слияния

Электронные таблицы «Эксель» считаются очень удобным инструментом для выполнения расчетов и представления различных табличных сведений. Но при организации рабочей документации иногда приходится показать информацию в формате «Ворд». Как перевести «Эксель» в «Ворд»? Часто возникает необходимость перевести не только саму информацию, но и вставить форматирование документов. Существуют разные способы.

Как вставить сведения из документа «Эксель» в «Ворд»?

  1. Необходимо открыть нужный табличный файл, выделить в нем ячейки, нажать команду «Копировать» или же

    Для переноса таблицы в ворд можно воспользоваться горячими клавишами — Ctrl+C и Ctrl+V

    воспользоваться горячими клавишами «Ctrl+C». После чего открыть «Ворд» и перенести в него скопированный из «Эксель» фрагмент нажатием команды «Вставить» либо с помощью горячих клавиш «Ctrl+V». Тогда в полученном файле окажется нужное для представления таблицы число строк и столбцов. Представленный способ один из самых легких и удобных, но он не гарантирует сохранение исходного форматирования документа. Однако при дальнейшем редактировании такой таблицы могут возникнуть серьезные проблемы.

  2. Для того чтобы таблица в «Ворд» имела такой же вид, как созданная в «Эксель», необходимо вставить скопированную информацию в ранее подготовленную таблицу. Наиболее просто в таком случае воспользоваться редактором таблиц. Аналогично первому примеру копируется нужная информация, затем выделяется таблица, созданная в документе «Ворд», и выполняется команда «Вставить». Все копируемые значения должным образом разместятся в пустые клетки таблицы «Ворд». Для некорректно размещенных участков и их редактирования нужно использовать средства форматирования «Ворд».

Показанный пример один из лучших для подготовки рабочих документов, но не дает возможности управлять формулами, что существенно усложнит последующий пересчет.

Если есть необходимость перевести имеющийся график в виде файла JPEG, понадобится развернуть окно на весь экран и по максимуму увеличить график для лучшего вида. Нажатием клавиши «Print Screen» сохранить снимок изображения в формате JPEG, открыть на компьютере программу «Paint», вставить в нее снимок и сохранить «в формате JPEG». Открыть документ «Ворд» и на вкладке «Вставка», в группе «Иллюстрации» нажать «Рисунок». Выбрать сохраненный в «Paint» файл и нажать «Вставить».

Инструмент «Слияние»

Связка документов ворд и эксель при помощи мастера слияния поможет изменять содержимое всех документов одновременно

Эффективно связывать данные Excel с Word можно при помощи инструмента «Слияние»

Пример работы инструмента «Слияние»: имеется группа договоров, которые необходимо подписать, и каждый раз при подготовке нового договора в нем приходится менять некоторые части, такие как номер, фамилия, название компании, суммы. Для быстрого редактирования и замены данных используется инструмент «Слияние», который находится в Word на вкладке «Рассылки», в разделе «Начать слияние». В этом разделе выбирается команда «Пошаговый мастер слияния».

После выбора команды в правой части документа откроется специальное поле, в нем будет предложено пройти 6 шагов. Выбираем «Письма», «Текущий документ», «Использование списка» — списка данных, который находится в файле Excel. Находим данный файл, щелкаем по нему два раза, и в окне «Получатели слияния» отобразятся все ячейки, захваченные на данном листе. В этом окне можно включить или отключить ячейки. При нажатии на «ОК» будет создана связь между Excel и Microsoft Word. После этого надо будет настроить те места, в которые будут вставляться ячейки из Excel. Для этого используется команда «Вставить поле слияния», выбираются нужные пункты: «ФИО», «договор», «окончание», «сумма». После чего в выбранных пунктах договора происходит вставка данных из таблицы Excel. Этот метод упрощает и ускоряет рабочий процесс по созданию договоров.

В качестве заключения

На сегодняшний день существует несколько способов, как вставить, как перевести Excel в Word.

Возможно конвертировать информацию Excel в ее исходном формате или же преобразовать в соответствии с Word. Также Excel можно экспортировать в формате RTF, сохраняя размеры столбцов и строк. Информацию в Excel можно сохранить как рисунок, а потом импортировать в Word. Можно воспользоваться инструментом «Слияние».

itguides.ru

Как перевести Excel в Word

Excel – очень востребованное и удобное приложение, в котором можно работать с таблицами и формулами. Иногда для специализированных отчетов бывает необходимо предоставить табличные данные в формате Word. При этом бывает необходимо не только скопировать таблицу в другой документ, но и произвести форматирование документов.

  1. Для того чтобы перевести табличный документ в другой формат, необходимо открыть сам файл, выделить информацию, правой кнопкой мыши скопировать. Теперь запустите приложение Word, создается пустая страница в автоматическом режиме, и вставьте в нее скопированные элементы. В новом вордовском документе появится скопированная таблица. Это самый доступный вариант, но при нем форматирование исходника теряется. Кроме этого, редактировать такую таблицу в документе будет достаточно сложно. 
  2. Для того чтобы созданная таблица выглядела в новом документе также, как и в исходном варианте, ее необходимо вставить в заранее созданную таблицу. Сосчитайте количество строк и столбиков в копируемой таблице. В приложении Word выберите «Таблица» и «Вставить». В настройках укажите количество столбиков и строчек и подтвердите свои действия. 
  3. Теперь, как и в предыдущем варианте, следует скопировать нижнюю часть исходника, затем выделить с помощью мыши всю табличную часть в документе Word и правым нажатием кнопки вставить. Все столбики и строчки экселевской таблицы встанут точно по своим местам в новом документе. Некорректно скопированные данные можно подкорректировать с помощью средств форматирования приложения Word. Этот метод является самым удачным для сдачи отчетной документации. Единственный минус – нет возможности в новом документе сохранить формулы, поэтому дальнейший расчет будет невозможен.
  4. Для того чтобы в новый документ перенести и формулы, необходимо воспользоваться специальной вставкой. Когда вы скопируете табличные данные, в приложении Word выбирайте «Правка», потом «Специальная вставка». В окне настроек отметьте «Лист Microsoft Excel». Для подготовки обычного документа воспользуйтесь пунктом «Вставить», а если в последствие придется пользоваться формулами в созданном документе, тогда установите курсор на «Связать». При этом учитывайте, что документ Excel всегда должен быть в свободном доступе.

Напоминаем, что лицензионную версию данной программы, входящая в состав офисных программ Microsoft Office 2016 вы можете купить у нас! Доставка на E-mail либо курьером до вашего дома или офиса.

Видео: Как перевести Excel в Word

besthard.ru

Как перенести таблицу из Excel в Word без ошибок

Работать с числовыми данными, делать расчеты, составлять таблицы удобнее в Excel. По сути, сама программа – это таблица. Word для подобной работы не совсем приспособлен.

Но иногда приходится переносить таблицы из Excel в Word. Либо преобразовывать готовую таблицу. «Перебивать» данные из одного формата в другой непродуктивно, долго. Должен быть другой способ.

Как перенести таблицу из Excel в Word?

Первый способ.

  1. У нас есть таблица с тремя столбцами и пятью строками. Границы установлены.
  2. Выделяем диапазон данных. Нажимаем копировать в главном меню. Либо сочетание клавиш Ctrl + C. Можно по выделенной таблице щелкнуть правой кнопкой мыши и нажать «копировать».
  3. Открываем лист Word. В главном меню – инструмент «Вставка». Выбираем «Специальная вставка».
  4. Задаем параметры специальной вставки. «Связать» - «Лист Microsoft Office Excel». Проверяем, правильно ли выбран источник вставки. Жмем ОК.

Результат нашей работы:

Этот способ имеет некоторые недостатки:

  • таблица вставляется как графический объект, то есть редактировать ее невозможно.
  • границы широкоформатных таблиц могут выходить за пределы листа.

Второй метод.

  1. Выделяем таблицу в MS Excel. Копируем ее в буфер обмена.
  2. Открываем MS Word. Нажимаем «Вставить». Или сочетание клавиш Shift + Ins. Результат:

Мы можем редактировать данные, менять границы таблицы, шрифт значений, форматировать.

Существенный недостаток такого вариант вставки – таблицы с большим объемом данных выходят за пределы листа.

Третий способ.

  1. На листе Word переходим на вкладку «Вставка». Нам необходимо меню «Текст» - инструмент «Объект».
  2. В открывшемся диалоговом окне выбираем «Создание из файла». Нажимаем «Обзор», чтобы найти файл с нужной таблицей.
  3. Когда искомый объект найден, в строке «Имя файла» появятся его данные». Жмем ОК.

Вставленная таблица представляет собой графический объект. Отредактировать значения в ячейках нельзя.

Чтобы вставить диапазон данных без границ, следует предварительно убрать границы таблицы.

В Excel:

Или комбинация клавиш CTRL+SHIFT+(минус).

В Word:

Чтобы манипулировать с границами, таблица должна быть вставлена по второму методу.



Как преобразовать таблицу из Word в Excel?

Произведем обратный перенос.

Ваиант 1.

  1. Выделяем таблицу в MS Word. Нажимаем «Копировать».
  2. Открываем MS Excel. Ставим мышку в том месте, где должна появиться таблица. Жмем «Вставить».

У нас «чистенькая» таблица. Поэтому вставилась она ровно и аккуратно. Если данные вносились коряво, много лишних символов (непечатаемых), то границы строк и столбцов могут сместиться. Из подобной ситуации 2 выхода:

  1. Чистим таблицу вручную. Если много повторяющихся символов, можно использовать параметры автозамены.
  2. Сохраняем таблицу как текст (в формате txt). В этом случае уберутся все лишние символы. А в Excel вставить данные из txt.

Ваиант 2.

  1. Выделяем таблицу в Ворде. Меню «Макет» - «Данные» - инструмент «Преобразовать в текст». В параметрах преобразования – «знак табуляции».
  2. Главное меню – «Сохранить как» - «Другие форматы». Тип файла выбираем «Обычный текст».
  3. Открываем Эксель. Вкладка «Данные». «Получить внешние данные» - «Из текста».
  4. Ищем сохраненный файл. Нажимаем «Импорт». Откроется «Мастер текстов».
  5. Устанавливаем нужные параметры преобразования. Формат данных – с разделителями. Символ-разделитель – знак табуляции. Готово.

Можно редактировать данные, рисовать границы и т.д. Такой способ вставки убирает лишний символы, предупреждает смещение ячеек.

exceltable.com